El módulo documentario del SMART ISO provee una solución al control de la documentación interna y externa que se requiere para mantener un sistema de gestión de la calidad. Este módulo simplifica las tareas de revisión, aprobación y publicación de los documentos, lleva un seguimiento del estado de los documentos, pendientes, por revisar, por aprobar, anulados, etc. El sistema también personaliza el acceso a la documentación, permite manejar grupos personalizados para diferentes tipos de documentos. A continuación detallamos las características de las funciones que brinda el módulo documentario del SMART ISO:
Maneja una amplia variedad de formatos de documentos (.doc) hojas de calculo (.xls), archivos con extensión pdf, imágenes, etc.
Ofrece una poderosa capacidad de búsqueda y recuperación.
Ofrece acceso a grupos o personas usuarias de acuerdo con tipos específicos de documentos.
Encadena documentos.
Previene la actualización accidental de documentos por una o más personas simultáneamente.
Mantiene las versiones anteriores de los documentos con fines históricos.
Permite controlar el estado de las revisiones y aprobaciones de los documentos, permitiendo identificar rápidamente el estado y las demoras en la publicación de los documentos.
Permite a los revisores incluir observaciones y sugerencias de cambio sin alterar el documento original.
Envía avisos vía e-mail con las actividades pendientes a los responsables y jefes específicos.
Elabora informe de estado de la documentación.
Ejecuta la publicación automática de los documentos una vez que este ha sido aprobado.
Permite personalizar el flujo de revisión y aprobación por tipos de documentos así como los plazos para cada actividad.
